Организация электронной почты

Я вообще предпочитаю электронную почту всем прочим средствам связи, прошу часто из аськи мне что-то продублировать в почту или по телефону говорю, что: “лучше напишите, а то я забуду”.

Сказала я недавно в интервью Михаилу Шакину. Там же пообещала рассказать о том, как же я управляюсь с электронной почтой.

Почта, как и форумы, очень удобна своей асинхронностью - в сравнении с чатом или телефонным разговором. Каждый пишет тогда, когда у него есть время и читает тогда, когда у него есть возможность.

Кроме того, большая часть переписки, которая ведется моими сотрудниками, включает меня в качестве получателя копии. Это не значит, что я контролирую каждый шаг, но это позволяет мне быть в курсе того, кто чем занимается и, при необходимости, вмешаться и помочь.

Папку “Входящие” я стараюсь обязательно разобрать и очистить перед тем, как выключить компьютер, точно так же, как и закрыть все активные вкладки в браузерах, которые я наоткрывала за день. У меня, как и у многих, собственная версия GTD, к которой я пришла за годы работы.

Для того, чтобы папка “Входящие” опустела, у меня есть

1.  2 папки “Сделать”, между которыми перемещаются письма в зависимости от того, готова ли я прямо сейчас заняться ответом или работой, связанной с письмом, или это такое большое дело, на которое надо выделить время, сесть и сделать. Обе эти папки регулярно просматриваются.
2. Папка “Заплатить”. Идеальное состояние этой папки, как и “Входящих” - пустое.
3. Несколько папок по самым актуальным проектам, с которыми постоянно идет работа прямо сейчас, сгруппированные поближе к “Входящим”, чтобы не искать. Со временем эти папки переходят в группу “Клиенты” или “Проекты”
4. Папки “Контроль” и “Ожидание” - письма, по которым я уже произвела какие-то действия, например, переслала кому-то с просьбой прокомментировать, но хорошо бы проверить, как именно это дело сделано.
5. Технические папки - оповещения с форумов, подписки на новые сообщения по темам, которые мне нужны, новости от различных сервисов, в которых я зарегистрирована, еже-лист, рассылки - туда письма перекидываются автоматически. Эти папки я читаю значительно реже, чем оперативно реагирую на новую почту.
6. Папка “Отвеченные”, куда автоматически попадают письма, на которые я ответила. Письма, которые я пометила “флажком”, в эту папку не попадают, остаются там, где лежали, если на письмо нужно не только ответить, но и переслать для дальнейшего обсуждения.
   Например, ответить клиенту, что мы разберемся в найденной им проблеме, переслать письмо программисту и переложить его в папку “Контроль”.
7. Группа папок по клиентским проектам. Как правило, папка относится не к домену, а к клиенту - со многими нашими клиентами мы работаем далеко не над одним проектом, и часто в переписке идет речь сразу о нескольких сайтах.
8. Группа папок по проектам нашей компании. По большим проектам может быть и не одна папка - например, выношу полученные пресс-релизы или переписка с рекламодателями.
9. Группа папок по проектам наших сотрудников, по которым им могут быть нужны мои консультации.
10. Переписка с партнерами - дата-центрами, продавцами ПО, системами контекстной рекламы, биржами, банком, бухгалтерией, кадровым агентством, фрилансерами и так далее.
11. Все, что касается семьи.
12. Архивы, куда уходит информация по закрытым клиентским проектам - по клиентам, с которыми мы уже не работаем.
13. Несколько папок с названиями в духе “Делать ничего не буду, а удалить почему-то жалко”. Я вообще не люблю удалять информацию, которая как мне кажется, может пригодиться.

Однажды у меня самоудалилась папка под условным названием “срочные дела, которым больше 2-х лет”, я решила, что это знак судьбы и больше такую папку не завожу. Раз не делаю - значит, не хочу и уже не буду, в папке “Сделать” этому письму не место, только в архиве.

Нельзя не добавить про антиспам, без которого я, собирающая в своем ящике информацию с нескольких давно опубликованных адресов, просто задохнулась бы. Я довольно долго держалась и чистила спам вручную, но, когда спама стало намного больше, чем нормальных писем, и замыленный глаз стал работать хуже антиспама, настроила тогда еще ашмановский Спамтест.  Со временем перешла на серверный вариант. Через некоторое время потребовалась вторая линия обороны, и всю почту я стала пересылать через Gmail, в котором заодно и дубль архива хранится, и пользоваться им вне дома удобно. Со временем Касперского на первой линии сменил СпамАссасин. Сейчас спама практически не остается, но порой пропадают нормальные письма.

Для минимизации этого безобразия у меня есть ключевые слова, при наличии которых письмо в спам не попадает. Хотя из-за такой системы мне пришлось отказаться от красивого адреса имя@фамилия.ру.

Уже очень давно, несмотря на то, что календарь и задачи я веду в аутлуке и синхронизирую их с КПК, почту я читаю и  сортирую при помощи TheBat! Его я открываю одним из первых и выключаю последним, в отличие от аськи, которую включаю, когда нужно, и выключаю, когда обсудила то, что требовалось.